We’re Hiring: Project Coordinator, Special Events & Communications

Project Coordinator: Special Events and Communications

Le texte français suit le texte anglais.

5 to 8 month contract
Flexible start date

$35,000 – $42,000 prorated, pending experience

Location: Open to candidates throughout Ontario, with preference given to those who can work from our Toronto office at Centre for Social Innovation Annex (720 Bathurst)

This position is funded by Agriculture and Agri-food Canada through the Green Interns program. To qualify, you must:

  • be 30 years old or younger at the start of the project and unemployed or underemployed;
  • have graduated from a university, college or CEGEP;
  • not have participated in any other Youth Employment Strategy programs (Career Focus); and
  • be a Canadian citizen or permanent resident.

Hiring is dependent on confirmation of funding.

About the Organic Council of Ontario:

The Organic Council of Ontario (OCO) is the Voice for Organics in Ontario. We are the only full value chain association operating at the provincial level. We represent over 1000 certified organic operators, as well as the businesses, organizations, and individuals that bring organic food from farm to plate. We work to incite sector growth, support research, improve training, increase data collection, encourage market development, protect the integrity of organic claims, and inform the public of the benefits and requirements of organic agriculture.

We are a very small team relying on a great deal of external funding to perform a variety of interrelated tasks. One of the defining characteristics of every one of our team members is well-roundedness. Therefore, some of the key desirable qualities that the candidate should have is a diverse background, a flexible nature, and a “can-do” attitude.

About the Job:

This role will be comprised of a variety of responsibilities, ranging from detailed event planning and management, to policy research, to digital communications support.

The primary duties of the Project Coordinator will fall into three main categories:

Planning and Coordination of OCO’s Special Events

  • Independently plan, organize, and execute OCO’s Ontario Organic Day and Ontario Organic food reception showcasing Ontario organic businesses.
    • Select & negotiate with a caterer and venue,
    • Schedule constituent meetings with decision makers and stakeholders,
    • Use digital tools to create promotional materials and share ticket information,
    • Overall, ensure that the participant experience is smooth and seamless.
  • Lead preparation for and scheduling of tabling opportunities and event attendance by OCO staff throughout the winter event season, including the Guelph Organic Conference.
  • Create event sponsorship and member vendor strategy
  • Perform early-stage planning of OCO’s 2019 AGM & Policy Forum.

Policy and  Research with a Focus on Climate Change

  • Research and review of Climate Change credit offset programs  for agriculture and soil health;
  • Blogs and communication pieces on important policy and regulatory issues for the organic sector;
  • Assist with research and development of organic sector priorities, including the development of transition supports for Ontario businesses;
  • Aggregation and analysis of member surveys and consultation;
  • Research and understand the Canadian Organic Standards compared to other organic programs:
    • Address members concerns and questions related to the standards;
    • Monitor and write recommendations to OCO board for ongoing consultations on food safety, sustainability, national food strategy etc.
    • craft responses to Ontario government consultations

Promotion, Marketing and Design Support:

This position will support the Communications & Membership Manager with general communications duties, and will support the promotional campaign for OCO’s online directory of organic businesses in Ontario, with tasks including:

  • The creation of directory & membership-related promotional materials, advertising and classifieds opportunities;
  • Event promotion, sponsorship and registration;
  • Fundraising and engagement campaigns;
  • Design, layout, and content creation for our monthly e-newsletter and occasional email promotions and member updates;
  • Monitor and develop our social media channels and content;
  • Monitor relevant media and google alerts;
  • Improve internal communications systems (e.g. aggregate relevant stock photos, improve tagging procedures etc.)
  • Design online and print communications materials & infographics using graphic design software and/or online tools.

The Ideal Candidate:

  • Is passionate knowledgeable about local food systems and organic agriculture;
  • Is highly motivated and can work independently and within a team;
  • Has a variety of work experience and a diverse skill set;
  • Is interested in food policy, government relations and campaigning;
  • Has strong event planning experience and a detail-oriented approach to planning;
  • Has participated in the management of at least one professional (corporate or non-profit) event such as annual general meetings, trade shows, fundraising events, or similar;
  • Is a skilled writer and researcher with above-average ability to communicate in writing for a variety of audiences;
  • Has experience working with Mailchimp or similar (html email marketing software);
  • Has experience managing multiple social media channels simultaneously (familiarity with content management tools an asset);
  • Has experience using fundraising databases and contact management tools;
  • Has strong written communications skills and an eye for design;
  • Has some graphic design experience (Photoshop, InDesign, Illustrator);  
  • Has an understanding of the Ontario agri-food landscape (specifically with regards to organic);
  • Experience with cloud file storage and sharing systems;
  • Photography and video skills an asset;
  • French language skills an asset.

Candidates will be hired on a contract basis and must be able to provide and use their own laptop computer.

To apply, send a resume and cover letter in one pdf document to hiring@organiccouncil.ca by Mar. 15th at 5 pm with Project Coordinator in the subject line. Candidates selected for interview will be contacted on Mar. 16th. Interviews will take place on Mar.19th.

Coordonnateur de projet: événements spéciaux et communications

Contrat de 5 à 8 mois
Date de début flexible

35 000 $ – 42 000 $, selon expérience.

Lieu: Ouvert aux candidats partout en Ontario, avec une préférence pour ceux qui peuvent travailler à partir de notre bureau, à Toronto, au Centre d’innovation sociale – Annex (720 Bathurst).

Cet emploi est financé par Agriculture et Agroalimentaire Canada dans le cadre du programme Green Interns. Pour être éligible, vous devez:

  • avoir 30 ans ou moins au début du projet et être sans emploi ou sous-employé;
  • avoir obtenu un diplôme d’une université, d’un collège ou d’un cégep;
  • ne pas avoir participé à d’autres programmes de la Stratégie emploi jeunesse (c’est-à-dire Objectif carrière); et
  • être un citoyen canadien ou un résident permanent.

L’embauche est sujette à la confirmation du financement.

À propos du Conseil organique de l’Ontario:

Le Conseil organique de l’Ontario (COO) est la voix des entreprises biologiques en Ontario. Nous sommes la seule association de chaînes de valeur à l’échelle provinciale. Nous représentons plus de 1000 opérateurs certifiés biologiques, ainsi que les entreprises, organisations et personnes qui acheminentdes aliments biologiques de la ferme à l’assiette. Nous travaillons pour stimuler la croissance du secteur, soutenir la recherche, améliorer la formation, augmenter la collecte de données, encourager le développement du marché, protéger l’intégrité des allégations biologiques et informer le public des avantages et des exigences de l’agriculture biologique.

Nous sommes une petite équipe qui compte sur beaucoup de financement externe pour effectuer une grande variété de tâches. Donc, certaines des qualités clés souhaitables que le candidat devrait posséder sont des expériences diversifiées, une nature flexible et une attitude positive.

À propos du travail:

Ce rôle comprendra diverses responsabilités, allant de la planification et de la gestion des événements, à la recherche sur les politiques et au soutien aux communications numériques.

Les principales fonctions du coordonnateur de projet se répartissent en trois catégories principales:

Planification et coordination des événements spéciaux de COO:

  • Planifier, organiser et exécuter de façon indépendante la journée biologique de COO à Toronto et la réception de produits biologiques mettant en vedette les entreprises biologiques de l’Ontario;
  • Sélectionnez et négociez avec un traiteur et un lieu;
  • Programmer les réunions avec les décideurs et les parties prenantes,
  • Utiliser des outils en ligne pour créer du matériel promotionnel et partager des informations sur les billets;
  • Dans l’ensemble, vous assurez que l’expérience du participant est fluide et transparente;
  • Diriger la préparation et la planification de la participation à des événements par le personnel du’COOtout au long de la saison des événements hivernaux, y compris la Conférence biologique de Guelph.
  • Créer une stratégie de financement d’événement.
  • Effectuer la planification à un stade précoce de l’AGA et du Forum sur les politiques de 2019 du COO.


Politiques et recherches axées sur les changements climatiques:

Les tâches comprennent:

  • La recherche et l’examen des programmes de compensation du crédit pour changement climatique pour l’agriculture et la santé des sols;
  • Blogs et documents de communication sur des questions politiques et réglementaires importantes pour le secteur biologique;
  • Aider à la recherche et au développement des priorités du secteur biologique, y compris l’élaboration de mesures de soutien à la transition pour les entreprises de l’Ontario;
  • Agrégation et analyse des enquêtes auprès des membres et lors de consultations;
  • Rechercher et comprendre les normes biologiques canadiennes par rapport aux autres programmes biologiques:
  • Répondre aux préoccupations et aux questions des membres concernant les normes;
  • Surveiller et rédiger des recommandations à l’intention du conseil du COO pour des consultations continues sur la salubrité des aliments, la durabilité, la stratégie alimentaire nationale, etc.
  • Rédiger les réponses aux consultations du gouvernement de l’Ontario

Promotion, marketing et conception:

Ce poste aidera le gestionnaire des communications et des adhésions à s’acquitter de ses fonctions générales de communication et soutiendra la campagne de promotion du répertoire en ligne du COO des entreprises de produits biologiques en Ontario, notamment:

  • La création de matériel promotionnel lié à l’annuaire et à l’adhésion, la publicité et les annonces classées;
  • Promotion d’événement, parrainage et inscription;
  • Campagnes de collecte de fonds et d’engagement;
  • Conception, mise en page et création de contenu pour notre bulletin électronique mensuel et promotions occasionnelles par courriel et mises à jour des membres;
  • Surveiller et développer nos canaux et contenus de médias sociaux;
  • Surveiller les médias pertinents et les alertes google;
  • Améliorer les systèmes de communication internes (par exemple, regrouper les photos de stock pertinentes, améliorer les procédures de marquage, etc.)
  • Concevoir en ligne et imprimer des documents de communication et des infographies en utilisant des logiciels de conception graphique et / ou des outils en ligne;

Le candidat idéal:

  • Est passionné et connais bien les systèmes alimentaires locaux et l’agriculture biologique
  • Est très motivé et peut travailler de façon autonome et au sein d’une équipe;
  • Possède une variété d’expérience de travail et un ensemble de compétences diversifiées;
  • Est intéressé par la politique alimentaire, les relations gouvernementales;
  • Possède une solide expérience en planification d’événements et une approche détaillée de la planification;
  • A participé à la gestion d’au moins un événement professionnel (corporatif ou à but non lucratif) tel que des assemblées générales annuelles, des foires commerciales, des événements de levée de fonds ou autres;
  • Est un écrivain et chercheur qualifié avec une capacité supérieure à la moyenne de communiquer par écrit pour une variété de publics;
  • A une expérience de travail avec Mailchimp ou semblable (logiciel de marketing par courriel html);
  • A une expérience de la gestion simultanée de plusieurs canaux de médias sociaux (connaissance des outils de gestion de contenu, un atout);
  • A de l’expérience en utilisant des bases de données de collecte de fonds et des outils de gestion de contacts;
  • A de solides compétences en communication écrite et un oeil pour le design;
  • A une certaine expérience de conception graphique (Photoshop, InDesign, Illustrator);
  • A une compréhension du paysage agroalimentaire de l’Ontario (en particulier en ce qui concerne le biologique);
  • Expérience avec les systèmes de stockage et de partage de fichiers cloud;
  • Des aptitudes en photographie et en vidéo sont un atout.
  • la maîtrise de l’anglais est

Les candidats seront embauchés sur une base contractuelle et doivent être en mesure de fournir et d’utiliser leur propre ordinateur portable.

Pour postuler, envoyez un curriculum vitae et une lettre de présentation en format pdf à hiring@organiccouncil.ca au plus tard le 15 mars à 17 h avec la mention coordonnateur de projet dans la ligne d’objet. Les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés le 16 mars. Les entrevues auront lieu le 19 mars.

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